In elke organisatie, groot of klein, bepalen omgangsvormen de toon van de werkvloer. De manier waarop collega’s met elkaar omgaan, feedback geven en communiceren, kan een enorme invloed hebben op de sfeer, productiviteit en het welzijn van medewerkers. Maar wat gebeurt er wanneer die omgangsvormen onduidelijk zijn of als er sprake is van ongewenst gedrag?
Het vaststellen van duidelijke gedragsregels en omgangsvormen is niet alleen wenselijk, maar essentieel voor het succes van een organisatie. Zeker in een wereld waar cultuurverschillen en diversiteit steeds vaker een rol spelen, is het belangrijk dat iedereen zich gehoord, gerespecteerd en veilig voelt op de werkvloer. Een heldere set afspraken creëert een basis voor respectvolle interactie, voorkomt misverstanden en draagt bij aan een inclusieve, positieve werkcultuur.
Wat zijn gewenste en ongewenste omgangsvormen?
Gewenste omgangsvormen kunnen verschillen per organisatie, maar in de kern gaat het om respectvolle communicatie, openheid, samenwerking, en het tonen van waardering voor elkaar. Denk bijvoorbeeld aan het geven en ontvangen van constructieve feedback, het tonen van begrip voor de situatie van een ander en het aangeven, het respecteren van persoonlijke grenzen, en verantwoordelijkheid dragen. En bovenal praten met elkaar en niet over elkaar.
Aan de andere kant zijn ongewenste omgangsvormen gedragspatronen die de werksfeer negatief beïnvloeden. Dit kunnen subtiele vormen van disrespect zijn, zoals roddelen, negeren, of kleinerend spreken, maar ook ernstige situaties zoals pesten, agressie of geweld, discriminatie of (seksuele) intimidatie. Wanneer ongewenst gedrag niet kan worden besproken en niet wordt aangepakt, kan dit leiden tot een toxische werkcultuur met veel negatieve gevolgen, zoals een hoog ziekteverzuim, verminderde productiviteit en zelfs reputatieschade.
Waarom zijn duidelijke spelregels zo belangrijk?
Wanneer de omgangsvormen binnen een organisatie onduidelijk of niet goed verankerd zijn, kan dit leiden tot misverstanden en conflicten. Het ontbreken van helderheid over wat wel en niet acceptabel is, zorgt voor ruimte voor misinterpretaties. In organisaties met medewerkers van uiteenlopende culturen en achtergronden kunnen normen en waarden sterk uiteenlopen. Wat in de ene cultuur als normaal en respectvol wordt gezien, kan in een andere cultuur als ongepast worden ervaren.
Door duidelijke spelregels en gedragsnormen te communiceren, ontstaat er een basis waar iedereen zich aan kan houden. Helderheid over de omgangsvormen zorgt bovendien voor minder spanningen en vergroot de samenwerking en efficiëntie binnen het team.
Cultuurverschillen en omgangsvormen
In internationale of multiculturele organisaties is het begrijpen van cultuurverschillen essentieel. Verschillende culturele achtergronden brengen evenzo verschillende verwachtingen mee rondom hiërarchie, directe communicatie, conflicthantering en samenwerking.
Bewustzijn creëren rondom deze verschillen en actief werken aan een inclusieve werkcultuur vormt de basis van een als veilig(er) ervaren werkomgeving. Door medewerkers te trainen in het herkennen van deze verschillen en begrip te tonen voor elkaars perspectieven, kunnen cultuur gerelateerde spanningen worden voorkomen. Dit bevordert de onderlinge samenwerking en draagt bij aan een respectvolle en efficiënte werkomgeving.
De rol van een externe vertrouwenspersoon
Het inzetten van een externe vertrouwenspersoon, zoals de professionals van OnzeVertrouwenspersoon, kan een waardevolle bijdrage leveren aan het bevorderen van de juiste omgangsvormen. Zij zijn beschikbaar voor voorlichting, workshops en trainingssessies om medewerkers bewust te maken van de impact van hun gedrag en om hen te leren omgaan met feedback en als ongewenst ervaren gedrag. Een vertrouwenspersoon biedt daarnaast een veilige plek waar medewerkers altijd terecht kunnen als zij te maken hebben met ongewenst gedrag.
Een externe vertrouwenspersoon is onpartijdig en onafhankelijk en heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht met als doel het creëren van een omgeving waarin medewerkers zich veilig en beschermd kunnen voelen om hun ervaringen aan te kaarten. Het tijdig bespreekbaar maken van omgangsvormen en signaleren van ongewenst gedrag draagt bij aan een snellere de-escalatie mogelijkheid, waardoor de werkcultuur positief kan blijven en conflicten kunnen worden opgelost voordat ze de sfeer binnen het team of de organisatie negatief beïnvloeden.
Voordelen van een gezonde werkcultuur
Wanneer omgangsvormen duidelijk zijn en medewerkers zich gesteund voelen in een veilige en respectvolle omgeving, heeft dit grote voordelen voor de organisatie. Een gezonde werkcultuur leidt tot:
- Hogere betrokkenheid: Medewerkers die zich gewaardeerd voelen, zijn meer betrokken bij hun werk en de organisatie.
- Betere samenwerking: Duidelijke omgangsvormen zorgen voor betere communicatie en samenwerking tussen collega’s.
- Lagere werkstress: Een veilige en respectvolle omgeving helpt om werkgerelateerde stress te verminderen en draagt bij aan welzijn en productiviteit.
- Verlaagde uitstroom en verzuim: Een positieve cultuur leidt tot minder ziekteverzuim en een lagere uitstroom van getalenteerde medewerkers.
- Verbeterde reputatie: Organisaties met een gezonde werkcultuur hebben een betere reputatie op de arbeidsmarkt en trekken gemakkelijker talent aan.
Conclusie
Het vastleggen en naleven van gewenste omgangsvormen is een investering in de lange termijn gezondheid van de organisatie. Of het nu gaat om het omgaan met cultuurverschillen en diversiteit of het bespreekbaar maken van ongewenst gedrag, duidelijke spelregels en het inzetten van externe vertrouwenspersonen kunnen een enorme bijdrage leveren aan een positieve en inclusieve werkcultuur. OnzeVertrouwenspersoon biedt begeleiding en ondersteuning om organisaties te helpen deze gezonde werkcultuur te creëren en te behouden.
Wil je meer weten over hoe onze vertrouwenspersonen jouw organisatie kunnen helpen? Onze experts Anton en Paul Martin hebben ruimte ervaring en helpen jouw organisatie om een veilige en prettige werkomgeving voor iedereen te creëren.
Heeft jouw organisatie behoefte aan voorlichting of workshops omtrent dit thema? OnzeVertrouwenspersonen staan voor je klaar. Neem contact met ons op voor meer informatie en een intake.
