Een veilige werkomgeving is een prioriteit voor elk bedrijf. Het welzijn van je medewerkers staat daarbij voorop. Eén van de sleutels tot een veilige en ondersteunende bedrijfscultuur is de beschikbaarheid van een externe vertrouwenspersoon. Maar hoe zorg je ervoor dat je medewerkers hiervan op de hoogte zijn en weten hoe waarvoor ze een vertrouwenspersoon om hulp kunnen vragen?
Veel organisaties merken dat medewerkers onvoldoende bewust zijn van de vertrouwenspersoon of dat ze niet precies weten wanneer ze contact kunnen opnemen. Effectieve communicatie is daarom cruciaal. In deze blog geven we tips om het bewustzijn en de zichtbaarheid van de vertrouwenspersoon in jouw organisatie te vergroten.
Waarom is een externe vertrouwenspersoon belangrijk?
Een externe vertrouwenspersoon is onmisbaar bij het signaleren en aanpakken van ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie en intimidatie op de werkvloer. Wanneer medewerkers weten dat ze bij een onafhankelijke vertrouwenspersoon terecht kunnen, voelen ze zich veiliger om incidenten te melden.
Organisaties die investeren in een externe vertrouwenspersoon, laten zien dat zij het welzijn van hun medewerkers serieus nemen. Dit bevordert niet alleen een positieve werksfeer, maar kan ook helpen om juridische problemen te voorkomen.
1. Duidelijke communicatie via meerdere kanalen
Zorg dat medewerkers regelmatig op verschillende manieren worden geïnformeerd over de aanwezigheid van de vertrouwenspersoon. Enkele praktische tips:
- Intranet en bedrijfsnieuwsbrieven: Zorg voor een vaste rubriek of sectie over de vertrouwenspersoon op het intranet en in interne nieuwsbrieven. Herhaal deze informatie regelmatig, zodat het niet vergeten wordt. OnzeVertrouwenspersoon zorgt voor een duidelijke communicatiekit, die organisaties helpt om de dienstverlening zichtbaar en toegankelijk te maken.
- E-mails: Stuur periodiek e-mails waarin wordt herinnerd aan de beschikbaarheid van de externe vertrouwenspersoon en leg uit hoe medewerkers contact kunnen opnemen.
- Posters en visuele reminders: Hang posters op in drukbezochte ruimtes, zoals de kantine en vergaderzalen. Screensavers of banners kunnen ook een effectieve herinnering zijn.
Deze constante zichtbaarheid zorgt ervoor dat medewerkers precies weten waar ze terecht kunnen, wanneer dat nodig is.
2. Integreer de vertrouwenspersoon in onboarding en trainingen
Bij het onboarden van nieuwe medewerkers is het essentieel om hen te informeren over de externe vertrouwenspersoon. Dit helpt om vanaf de eerste dag een cultuur van veiligheid en openheid te bevorderen. Enkele manieren om dit te doen:
- Introductiemateriaal: Vermeld de vertrouwenspersoon in de onboarding-documenten en zorg dat nieuwe medewerkers weten hoe ze contact kunnen opnemen.
- Trainingen en workshops: Organiseer regelmatig workshops over het herkennen van en reageren op ongewenst gedrag. Hiermee verlaag je de drempel voor medewerkers om problemen te melden en zorg je voor meer bewustwording.
Door de externe vertrouwenspersoon vanaf het begin onderdeel te maken van de bedrijfscultuur, geef je een sterk signaal dat welzijn en veiligheid prioriteit hebben.
De externe vertrouwenspersonen van OnzeVertrouwenspersoon zijn ook inzetbaar voor het geven van workshops op het gebied van (on)gewenste omgangsvormen bij organisaties die nog geen gebruik maken van de dienstverlening van OnzeVertrouwenspersoon. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden!
3. Visuele ondersteuning voor bewustzijn
Visuele hulpmiddelen zijn een effectieve manier om medewerkers te herinneren aan de aanwezigheid van de vertrouwenspersoon. Denk hierbij aan:
- Posters in drukbezochte ruimtes met een korte boodschap zoals: “Ongewenst gedrag? Onze vertrouwenspersoon is er voor jou.”
- Screensavers en banners op computers met een duidelijke link naar de vertrouwenspersoon op het intranet.
Zorg dat medewerkers op elk moment makkelijk toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.
4. Creëer een open en veilige bedrijfscultuur
Een vertrouwenspersoon is slechts één onderdeel van een breder beleid voor een veilige werkcultuur. Het is belangrijk om een cultuur van openheid en transparantie te bevorderen, waarin medewerkers zich gesteund voelen om problemen aan te kaarten. Dit kan door:
- Regelmatige gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers over veiligheid en welzijn op de werkvloer.
- Het benadrukken van het belang van de vertrouwenspersoon als onderdeel van een gezonde werkcultuur.
Een open bedrijfscultuur maakt het voor medewerkers gemakkelijker om gebruik te maken van de externe vertrouwenspersoon wanneer dat nodig is.
5. Interne ambassadeurs voor bewustwording
Een effectieve manier om het bewustzijn over de externe vertrouwenspersoon te vergroten, is het gebruik van interne ambassadeurs. Dit kunnen HR-medewerkers, leidinggevenden of andere betrokkenen zijn die zich inzetten voor een veilige werkomgeving. Zij kunnen tijdens vergaderingen en evenementen het bestaan van de externe vertrouwenspersoon onder de aandacht brengen en fungeren als aanspreekpunt voor vragen.
Aansluiten bij OnzeVertrouwenspersoon
Wil je de dienstverlening van vertrouwenspersoon meer onder de aandacht brengen binnen jouw organisatie? Bij OnzeVertrouwenspersoon bieden we maatwerkoplossingen om bedrijven te helpen een veilige werkplek te creëren. Wij voorzien je van communicatiekits met content en materiaal om te gebruiken op je intranet, in nieuwsbrieven of op kantoor.
Bezoek onze pagina “Voor Organisaties” voor meer informatie of vraag een vrijblijvende offerte aan.
